Cash Management

Schüco: Effizienz durch Automatisierung im Treasury

Schüco, ein führender Anbieter von Fenster-, Türen- und Fassaden-Lösungen, hat gemeinsam mit der Deutschen Bank und BELLIN seine Cash Management-Prozesse für 40 Tochtergesellschaften in 30 Ländern standardisiert. Harmonisierte Zahlungsprozesse für eine Vielzahl von lokalen Standardformaten einzuführen, ist keine leichte Aufgabe. Aber es lohnt sich: Denn so hat sich der manuelle Arbeitsaufwand für das Unternehmen stark reduziert und die Transparenz erheblich verbessert.

Die weltweite Treasury-Funktion von Schüco ist in Europa, den USA und Südostasien über die Jahre organisch gewachsen. Dies führte zu einer Vielzahl lokaler Cash Management-Prozesse - beispielsweise durch die Nutzung unterschiedlicher Online Banking-Systeme für die Tochtergesellschaften in den einzelnen Ländern.

Diese Konstellation brachte eine Reihe von Herausforderungen mit sich – darunter ein hohes Maß an manuellen Arbeitsschritten für das Treasury-Team: Die verschiedenen Systeme waren oft inkompatibel, so dass es notwendig war, händisch Informationen zwischen diesen zu übertragen – einige Systeme wurden sogar noch vollständig manuell betrieben. Dieser zusätzliche Aufwand bedeutete nicht nur eine höhere Arbeitsbelastung für das Team, sondern stellte auch eine erhebliche Fehlerquelle dar.

Der Einsatz unterschiedlicher Systeme führte zudem zu Problemen bei der Transaktionsabwicklung. Kleinere Tochtergesellschaften haben oft nur ein oder zwei Mitarbeiter, die befugt sind, Zahlungsanweisungen zu erstellen und zu versenden. Aufgrund der Anforderung eines Vieraugenprinzips des Unternehmens, nach dem jeweils zwei befugte Mitarbeiter zur Überprüfung jeder Transaktion verpflichtet sind, kam es häufig zu Engpässen, wenn diese nicht verfügbar waren.

 

Eine integrierte Lösung

Um all diese Herausforderungen zu lösen, beauftragte Schüco die Deutsche Bank und den Softwareanbieter BELLIN mit der Implementierung einer integrierten Lösung, zentralisiert im tm5 Treasury Management System (TMS) von BELLIN. Die Lösung basiert auf dem standardisierten ISO 20022 XML-Format für das gesamte Cash Management des Unternehmens, welches automatisiert und sicher übertragen wird.

Um ausgehende Zahlungen für jede Tochtergesellschaft ausführen zu können, generiert das Enterprise Resource Planning (ERP)-System von Schüco das entsprechende XML-Format, welches zur Autorisierung nach dem Vieraugenprinzip an das tm5-System weitergeleitet wird. Danach wird der Auftrag von der zentralen Treasury-Funktion zur Ausführung an die Deutsche Bank gesendet.

Die Deutsche Bank empfängt den Auftrag, validiert diesen in ihren Systemen und verarbeitet ihn entsprechend. Ein XML-Statusreport informiert Schüco über die erfolgreiche Verarbeitung der Zahlungsdatei. Dieser wird dem Mitarbeiter im tm5-System des Unternehmens benutzerfreundlich angezeigt. Spezielle Referenzfelder und ISO-Status-Codes ermöglichen einen schnellen und einfachen Abgleich der Zahlungen – ein Prozess, der mit einem elektronischen Kontoauszug im SWIFT MT940-Format abgeschlossen wird.

„Die Rationalisierung der Cash Management-Prozesse in unseren internationalen Tochtergesellschaften erspart uns erheblichen Aufwand. Der Anteil der direkten und automatisierten Verarbeitungsprozesse wurde auf rund 90% erhöht und die Kontogebühren um rund ein Drittel gesenkt.”

Thomas Schlesing Head of Group Treasury, Schüco International KG

Die Herausforderung der Umsetzung

Die Integration der Prozesse zwischen der Deutschen Bank und tm5 erwies sich als unkompliziert – denn Schüco nutzt bereits elektronische MT940-Nachrichten, die nahtlos in das tm5-System übertragen werden. Umfangreicher war es, die lokalen Vorschriften und Formatanforderungen für Zahlungen der ausländischen Schüco-Tochtergesellschaften bei der Generierung des XML-Formats zu berücksichtigen. Diese mussten für jedes Land und jede Zahlungsart innerhalb des ERP-Systems neu konfiguriert werden.

Wichtig waren hier eine sorgfältige Planung und Recherche, gepaart mit Geduld und Ausdauer – vor allem angesichts der Formattests, die erforderlich waren, bevor eines der Länder oder Zahlungsarten live gehen konnte. Durch die erfolgreiche Implementierung der Lösung profitiert Schüco heute von einer dauerhaften Leistung auf hohem Niveau.

Von den Ergebnissen profitieren

Schüco hat eine Reihe an Vorteilen durch die auf diese Weise rationalisierten Cash-Management-Prozesse. Die integrierte Lösung hat den manuellen Arbeitsaufwand der Treasury-Funktion deutlich reduziert: Mindestens 90% der Zahlungen werden nun durch einen automatisierten Prozess abgedeckt. Die restlichen 10% werden manuell über das tm5-System und lokale Online Banking-Tools abgewickelt.

„Die Transformation von Schüco zeigt, wie wichtig es ist, lokale Vorschriften und Formatvorgaben weltweit zu verstehen. Die Einführung eines zentralisierten Systems ist ein komplexer Vorgang. Aber langfristig bringt dies erhebliche Vorteile mit sich – darunter ein Rückgang der Fehleranfälligkeit, der manuellen Arbeitsbelastung sowie eine erhöhte Transparenz.”

Martin Küsterameling GTB Produktspezialist, Deutsche Bank AG

Durch die Anbindung der Deutschen Bank an das tm5-System kann Schüco auch Benutzerrechte und Berechtigungen (mithilfe einer integrierten, digitalen Version des Firmensiegels) schnell und einfach verwalten und ändern, ohne eine Bankfiliale aufsuchen zu müssen.

Die neue Lösung bietet volle Transparenz über die Konten des Unternehmens. So kann Schüco seine Liquidität optimieren – dies wird unter anderem durch die Kombination der Lösung mit den Cash Pooling-Dienstleistungen der Deutschen Bank erreicht. Insbesondere in Ländern mit hohem Zinsniveau zeigt diese Transparenz weiteres Optimierungspotenzial auf, z.B. was den Ersatz lokaler Finanzierungsinstrumente durch eigene Liquidität angeht.

Durch die umfassende Sicht auf ein- und ausgehende Zahlungen kann Schüco auch andere Wege zur Effizienzsteigerung identifizieren– sei es im Hinblick auf die Zuteilung finanzieller Mittel oder die Konsolidierung der Konten auf Unternehmensebene. Dies hat unter anderem dazu beigetragen, die Kontogebühren um rund ein Drittel zu senken.

Weiterhin erhalten die Treasury-Mitarbeiter umfangreiche Einblicke in die unterschiedlichen Konten und sehen so beispielsweise, welche Konten nicht mehr benötigt und daher geschlossen werden können. Dies reduziert das Risiko eines Cyber-Angriffs, da die Anzahl der Zugangspunkte für kriminelle Aktivitäten gemindert wird. Schüco plant vor diesem Hintergrund weitere Schritte, um das Unternehmen vor Zahlungsbetrug zu schützen: Dazu gehört die so weit wie mögliche Abschaffung aller papierhaften Zahlungsinstrumente, wie Lastschriften, Schecks und Bargeld, sodass die Treasury-Funktion die vollständige Kontrolle über alle noch so kleinen Zahlungsinstrumente und Transaktionen hat.

Pläne für die Zukunft

Dank der neuen Lösung verfügt Schüco nun über ein leistungsfähiges, harmonisiertes System zur Abwicklung des weltweiten Cash Managements. Dennoch behält das Unternehmen die zukünftige Entwicklung im Auge. Obwohl es derzeit kein Geschäftsszenario gibt, welches die Einführung von Echtzeit-Zahlungen erfordert, werden die Möglichkeiten und Bedürfnisse des Teams und der Kunden kontinuierlich überprüft. So kann das Unternehmen bei Bedarf Weiterentwicklungen vornehmen.

Welche Herausforderungen Schüco künftig auch erwarten – dank der Zusammenarbeit mit der Deutschen Bank und BELIIN verfügt das Unternehmen über ein starkes Fundament, um über alle Niederlassungen und Tochtergesellschaften hinweg eine einheitliche, automatisierte Cash Management-Plattform zu schaffen.

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