In den USA hat Elon Musk mit Brachialmethoden versucht, die Bürokratie zu schleifen. Auch in Deutschland soll sie reduziert werden, aber weniger brutal. Wann und wo hat Bürokratieabbau schon mal richtig funktioniert? Und was macht dieses Vorhaben eigentlich so schwer?

Wenn das mal keine Ansage ist: 2024 suchte das Institute of Electrical and Electronics Engineers in einem großen Auswahlverfahren nach den besten „Smart Cities“ der Welt. Der zweite Platz ging an Hongkong. Und Gewinner des globalen Digitalisierungswettbewerbs wurde … Etteln!

Etteln? Ein Dorf mit knapp 2000 Einwohnern südlich von Paderborn. Etteln hat unter anderem einen digitalen Zwilling des Ortes angefertigt und zahllose Bürgerservices digitalisiert – genau das, was viele Menschen in Deutschland jetzt auch von der Bundesregierung erwarten, die zu diesem Zweck extra ein neues Ministerium geschaffen hat. Um das zu leiten, wechselte der Ceconomy-Chef Karten Wildberger im Frühjahr in die Politik – ein Unternehmer am Kabinettstisch.

Mit welchen Hebeln das große Ziel Bürokratieabbau erreicht werden kann, ist wenig umstritten: Genehmigungsverfahren sollen vereinfacht (etwa durch die Einführung standardisierter Formulare, weniger Regulierungsauflagen und die Restrukturierung von Verwaltungsebenen) und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Wirtschaft und Bürger hoffen auf die Reduzierung von Aufbewahrungs- und Berichtspflichten, vor allem aber, dass es endlich einen Schub bei der Digitalisierung von Prozessen gibt. Kurz gesagt: strukturelle Fortschritte als Ergebnis einer Strategie.

Das Gegenteil haben wir kürzlich staunend verfolgt: Als Elon Musks „Doge“-Einsatztruppe im Frühjahr durch die US-Verwaltung tobte, Tausende Mitarbeiter feuerte und reihenweise Projekte einstellte, erinnerte dies an brachiale Kostensenkungsmethoden bei einem Unternehmen, das finanziell mit dem Rücken zur Wand steht. Strukturelle Verbesserungen erzielte Musks Truppe so gut wie keine, ehe das Weiße Haus Doge an die Kette legte und Musk sich unter lautem Getöse aus dem Dunstkreis der US-Regierung zurückzog.

Dabei lassen sich interessante Fälle finden, in denen es Staaten gelungen ist, ohne Brutalität die Verwaltung ihres Gemeinwesens strukturell und nachhaltig effizienter zu machen. Als Musterbeispiel gilt nach wie vor Neuseeland, das in den 1980er-Jahren unter dem Eindruck einer schweren Wirtschaftskrise – Parallelen zum Deutschland von heute sind vorhanden – in der Verwaltung ein striktes Leistungsmanagement einführte und viele Aufgaben privatisierte. In der Folge reduzierte sich die Zahl der Behörden um 90 Prozent, aber Tempo und Qualität erhöhten sich. Zur gleichen Zeit überführte auch Singapur seine Verwaltung in eine leistungs- und KPI-orientierte Organisationsform mit flachen Hierarchien, Erfolgsmessung und klaren Verantwortlichkeiten.

Jochen Möbert
Deutsche Bank Research

Wie stark diese Projekte gewirkt haben, zeigt sich daran, dass beide Länder auch heute zu den am besten verwalteten Nationen und attraktivsten Standorten der Welt gezählt werden. „Kürzere Genehmigungsprozesse haben eine unmittelbare positive Wirkung auf Produktivität und Investitionstätigkeit“, sagt Jochen Möbert von Deutsche Bank Research.

Aber auch Europa kann „Verwaltungsreform“. Allen voran Dänemark und Estland ist es gelungen, ihre Verwaltungen und so gut wie sämtliche Interaktionspunkte mit Bürgern und Unternehmen nahezu komplett zu digitalisieren. Estland hat dieser Erfolg den Rufnamen „E-Stonia“ eingebracht, ein Premiumlabel, mit dessen Anziehungskraft sich das kleine Land im Baltikum in den Ranglisten der attraktivsten Wirtschaftsstandorte der Welt weit nach oben katapultiert hat.

Interessanterweise ging es auch Etteln – dem Dorf, das im Smart-City-Wettbewerb Hongkong die Rücklichter zeigte – bei seiner radikalen Digitalisierungsoffensive darum, den Ort attraktiver für Familien und kleine Unternehmen zu machen, um der Gefahr einer Schrumpfung des Ortes entgegenzuwirken. Die Motivationen und Erfolgsmuster von Beschleunigungsvorhaben wiederholen sich also auf allen Verwaltungsebenen.

Umso mehr lässt aufhorchen, dass trotzdem in fast jedem Land, jeder Stadt und jedem Unternehmen über zu viel Bürokratie geklagt wird. „Wir brauchen Bürokratie, um unsere Probleme zu lösen. Aber wenn wir sie erst haben, hindert sie uns, das zu tun, wofür wir sie brauchen“, sagte einmal der Soziologe und Politiker Ralf Dahrendorf und traf damit den Kern des Problems. Schließlich stehen hinter fast jeder „bürokratischen“ Norm allgemein anerkannte Schutzbedürfnisse wie Umweltschutz, Arbeitsschutz und Gefahrenabwehr oder Ansprüche an Dienstleistungen wie das Ausstellen fälschungssicherer Pässe nur an Berechtigte. Hinzu kommen oft Interessengruppen, die von Regulierungen profitieren, etwa weil sie vor Wettbewerb, Ausbeutung oder Ähnlichem geschützt werden. Kurz: Im gleichen Maße, wie jeder Bürokratie hasst, fordern die meisten Bürger sie ein.

Gut gemacht sorgt Bürokratie für Gerechtigkeit, indem sie Prozesse rechtssicher und transparent macht. Rechtssicherheit ist nicht nur ein hohes Gut für freie Gesellschaften, sondern auch für Wirtschaftsstandorte. Aber um Bürokratie gerichtsfest zu gestalten, bedarf es Detaildichte und Dokumentation. „Verwaltungen sollen in erster Linie Fehler vermeiden, nicht Lösungen finden“, erklärt Möbert. „Wenn wirksam Bürokratie abgebaut werden soll, muss auch diese Haltung verändert werden.“

Entbürokratisierung verlangt also die Bereitschaft, das Ziel anstelle des Wegs in den Mittelpunkt zu stellen und sich dafür auch über den Widerstand von Interessengruppen hinwegzusetzen, die sich gegen die Abschaffung und Vereinfachung von Regeln wehren.

Diese beiden Hürden zu überwinden – die nicht immer lösungsorientierten Arbeitsanreize und den politischen Widerstand –, ist Aufgabe der Politik, im konkreten Fall Deutschland die von Karsten Wildberger, dem ersten „Bundesminister für Digitales und Staatsmodernisierung“. Doch für eine spürbare „Entbürokratisierung“ müsste sich auch bottom-up, aus der Verwaltung heraus, vieles verändern. Das Zielbild dafür hat Max Weber schon vor über 100 Jahren entworfen: Als ideale Verwaltung beschrieb er eine Organisation mit klar definierten Hierarchien, festgelegten Regeln und Verantwortlichkeiten sowie einer Arbeitsteilung, die auf Spezialisierung basiert – im Grunde ein Abbild gut geführter Unternehmen.

Aus Webers Vorgaben eine effiziente, zielorientierte Verwaltung zu bauen ist in Deutschland allerdings besonders schwierig. Die Alliierten haben uns – damals aus gutem Grund – eine Struktur verordnet, die eine zentrale Steuerung verbietet. Stattdessen kommen wesentliche Aufgaben den Bundesländern zu, und die kommunale Selbstverwaltung ist festgeschrieben. Effizienz verlangt daher an vielen Stellen die freiwillige Abgabe von Kompetenz – ein Albtraum für Politiker und Verwaltungen.

Allerdings zeigen gerade die Kommunen, was mit guter Organisation möglich ist. Eine Forschergruppe um den Ökonomieprofessor Florian Englmaier von der Ludwig-Maximilians-Universität München hat im Rahmen einer Untersuchung deutscher Gemeinden mit mehr als 5000 Einwohnern große Unterschiede nachgewiesen, wie strukturiert in der Verwaltung gearbeitet wird. Dabei stellte sich heraus: Es sind nicht Faktoren wie Größe oder Region, die die „Performance“ einer Gemeindeverwaltung wesentlich beeinflussen. Allein das Ausmaß an strukturiertem Management bestimmt die Qualität. „It’s the management, stupid“, würde Bill Clinton sagen.

Das ist eine gute Nachricht, denn Management lässt sich verbessern. Als wesentlich wirksameres Werkzeug als Musks rabiate Doge-Truppe oder die Kettensäge des argentinischen Präsidenten Javier Milei könnte sich die künstliche Intelligenz erweisen, hofft Möbert. „KI kommt genau zum richtigen Zeitpunkt. Sie bietet eine große Chance, die Entbürokratisierung ins Rollen zu bringen, denn KI benötigt gute Daten und Transparenz. Dafür müssen Menschen kooperieren und ihre Daten teilen. Im Gegenzug erhalten sie erhebliche Produktivitätsgewinne. Das ist eine Riesenchance für die öffentliche Verwaltung, wo ja auch fast alle über Personal- und Fachkräftemangel klagen. KI-Lösungen könnten diesen Mangel mindern.“

Verwaltungsreform, powered by KI, das klingt wie E-Stonia auf Speed. Dieses Ziel ist für Deutschland wahrscheinlich zu hoch gegriffen. Aber „mehr Etteln wagen“ wäre schon ein Fortschritt. Und das geht auch ohne Kettensäge, wie sie dort bewiesen haben.

Wenn man sich die potenzielle Hebelwirkung vorstellt, kann man durchaus ins Träumen kommen. Der öffentliche Dienst beschäftigt rund 5,4 Millionen Menschen (darunter 1,8 Millionen Beamte) – das entspricht beinahe einem Sechstel aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. Selbst wenn es nur gelänge, aus dieser Masse an Angestellten ein klein wenig mehr Output herauszuholen, gingen die Produktivitätsgewinne in die Milliarden. Die eigentlichen Zieleffekte – mehr Tempo in der Wirtschaft und mehr Freiräume für die Bürger – kämen on top.

Und wenn wir ganz ohne Kettensäge, einfach durch KI und Strategie deutlich weniger Verwaltungsfachleute brauchten, würden wir alle nicht nur viel Geld sparen. Dem lechzenden deutschen Arbeitsmarkt stünden in den kommenden Jahrzehnten Millionen zusätzliche gut ausgebildete, erfahrene und prozessorientierte Arbeitskräfte zur Verfügung. Jeder Berater würde sich die Hände reiben, wenn er in einem Unternehmen so viel Potenzial vorfände, nachhaltigen Mehrwert zu schaffen. Wünschen wir unseren Politikern also viel Erfolg!