Warum virtuelle Kontonummern ein Segen sein können

Bei den Kunden des Online-Möbelhändlers home24 ist der Kauf auf Rechnung besonders beliebt. Für eine hochautomatisierte Verbuchung mit minimaler Fehlerquote setzt das Unternehmen im Zahlungsverkehr auf virtuelle Kontonummern.

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Zahlungen ist für viele Unternehmen mit hohem Fakturierungs- und Zahlungsaufkommen eines der drängendsten Ziele im Cash Management. Vor allem beim Kauf auf Rechnung sieht das Szenario heute oftmals noch so aus: Der Kunde hat den Kaufprozess abgeschlossen, möchte den offenen Betrag überweisen und sucht vergeblich nach einer Bestell- oder Rechnungsnummer. Nicht selten wird ohne diesen Code überwiesen – der Händler wird die Zahlungen schon zuordnen können – oder es passieren Fehler in der Buchstaben- und Zahlenreihe.

Beim Empfänger verursacht das Schwierigkeiten – bei der Zuordnung der eingegangenen Beträge, bei der Ausbuchung der Rechnung oder beim Mahnwesen. „Eine automatisierte Zahlungszuordnung ist damit oftmals nicht möglich, viele Vorgänge müssen manuell nachbearbeitet werden“, erklärt Markus Schlima, Cash-Management-Experte bei der Deutschen Bank. In vielen Unternehmen ist das ein erheblicher Zeit- und Kostenfaktor.

Eindeutige Zuordnungen von Zahlungseingängen

Eine Lösung, um dieses Mismatch zu vermeiden, ist der Einsatz virtueller Kontonummern (vIBANs). Sie machen es deutlich einfacher, Zahlungseingänge eindeutig zuzuordnen. Die Kunden erhalten statt einer Rechnungsnummer eine auftragsbezogene oder kundenbezogene virtuelle Kontonummer, mit deren Hilfe sich fehleranfällige Interpretationen des Verwendungszwecks oder falsche Eingaben vermeiden lassen.

Bei der Berliner home24 SE hat man diese Problematik bereits sehr früh berücksichtigt. Gegründet im Jahr 2012 hat es das Unternehmen in gerade einmal einer Dekade zu einem der größten Online-Möbelunternehmen Europas geschafft. Über die E-Commerce-Plattform www.home24.de bietet das Unternehmen seinen mehr als 2 Millionen Kunden eine Fülle an Einrichtungsgegenständen für das Zuhause – von Möbeln und Lampen über Accessoires und Textilien bis hin zu Küchen- und Badutensilien. „Um das Geschäfts skalierbar zu machen, haben wir schon früh in Prozessautomatisierung investiert“, sagt Philipp Steinhäuser, Finanzvorstand von home24.

„Um das Geschäft skalierbar zu machen, haben wir schon früh in Prozessautomatisierung investiert.“

Philipp Steinhäuser, home24

Eine beliebte Zahlungsart ist der Rechnungskauf, den home24 eigenständig abwickelt – nach Risikoprüfung auch für Neukunden. Das hat für die Kunden den Vorteil, dass die Ware nach Erhalt erst angesehen werden kann, bevor sie bezahlt werden muss. Die Zuordnung der zahlreichen Eingangsbuchungen war für home24 aber aufwendig und zeitintensiv.

Deshalb hat das Unternehmen bereits 2016 auf virtuelle Kontonummern umgestellt. Bestandskunden erhalten dabei eine wiederkehrend nutzbare vIBAN, Gastkunden erhalten je Kauf eine neue vIBAN. Diese werden in beiden Fällen automatisch generiert und mit dem Kunden beziehungsweise der Bestellung im SAP-System verknüpft. Die im Anschluss erstellte Rechnung erhält dann die individuell im Webshop generierte vIBAN als Empfängerkontonummer, an die der Kunde direkt überweist, und die mit einem physischen Bankkonto verknüpft ist.

Auszifferungsquote von 100 Prozent möglich

Aus Sicht des Kunden unterscheiden sich virtuelle Kontonummern nicht von klassischen Kontonummern. Für das Unternehmen erleichtern sie allerdings den direkten Abgleich und reduzieren Verwaltungskosten erheblich. Denn beim Zahlungseingang wird die individuelle vIBAN erkannt und dem physischen Bankkonto gutgeschrieben. Die Information, für welche virtuelle Kontonummer die Zahlung erhalten wurde, erlaubt die vollautomatische Zuordnung der Zahlung zu der offenen Rechnung beziehungsweise zum jeweiligen Debitor.

Die Vorteile für home24 durch die Verwendung von vIBANs sind vielfältig. Zum einen hat sich die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge deutlich erhöht. „Die Lösung ermöglicht theoretisch eine automatische Auszifferungsquote von 100 Prozent“, berichtet Diana Hollmann, Leiterin Treasury bei home24. Durch das komplexe Forderungsportfolio von home24 liegt die Quote leicht darunter.

Darüber hinaus ist der Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Zuordnungen drastisch gesunken. Es müssen weniger nicht zuordenbare Zahlung zurückerstattet werden, wodurch wiederum Kundenanfragen und Stornierungen vermieden werden. Die Zufriedenheit der home24-Kunden ist dadurch deutlich gestiegen. Während des Lockdowns des stationären Handels in der Corona-Pandemie lag der Auftragseingang teilweise 70 Prozent über dem Niveau des Vorjahres. „Mit der Nutzung von vIBANs war dieser Anstieg im Verbuchungsaufwand kaum spürbar“, sagt Hollmann.

Ein Bankkonto, unbegrenzt viele vIBANs

Dabei gilt: Jedem physischen Bankkonto können nahezu unbegrenzt viele virtuelle Kontonummern zugeordnet werden – vor allem für Unternehmen mit einem hohen Kundenwachstum ein wichtiger Aspekt. Gerade durch die stetig steigende Relevanz des Direktvertriebs lohnt es sich für Unternehmen, hier bereits früh einen skalierbaren Prozess zu etablieren. Ein weiterer Pluspunkt virtueller Kontonummern: Sowohl Einführungs- als auch laufender Aufwand sind minimal.

„Eine automatisierte Zahlungszuordnung ist oftmals nicht möglich, viele Vorgänge müssen manuell nachbearbeitet werden.“

Markus Schlima, Deutsche Bank

Home24 ist nur ein Beispiel, vIBANs haben zahlreiche Anwendungsfälle. „Virtuelle Kontonummern bringen neben dem Kauf auf Rechnung auch überall da Vorteile, wo Standardprozesse wie das Lastschriftverfahren nicht funktionieren und es um viele Zahlungen geht“, weiß Dirk Kronshage, Global Head of Treasury Automation Services bei der Deutschen Bank. Der Fantasie sind da kaum Grenzen gesetzt: Bußgeldbescheide bei Verkehrsverstößen, Rechnungen von Selbstzahlern bei Krankenkassen oder auch Nachzahlungen von geplatzten Lastschriften des Telefonanbieters. Die Kunden werden es nicht merken, aber vIBANS dürften sich rasch weiter ausbreiten.