Es braucht Geduld
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung soll endlich einen Schub bekommen – allerdings nicht zum ersten Mal. Gelingt es nun? Und welche Chancen ergeben sich daraus für IT-Anbieter?
Im internationalen Vergleich hat Deutschlands Verwaltung dringenden Digitalisierungbedarf. Das Problem ist erkannt – aber es wird nicht einfach sein, es auch zu beseitigen. Foto: pic4 / ai generated
Ist das nun der Wendepunkt? Gut ein Jahr gibt es das neu geschaffene Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung. Es klingt zumindest gut: Der Minister Karsten Wildberger ist vom Fach, sein Budget liegt bei 4,5 Milliarden Euro. Ein Wendepunkt wäre dringend notwendig, denn seit Jahren läuft die öffentliche Verwaltung ihren selbstgesteckten Zielen hinterher. Von 579 Verwaltungsdienstleistungen, die das Onlinezugangsgesetz (OZG) aufführt, wurden im Herbst 2025 laut Bitkom erst 165 deutschlandweit elektronisch angeboten. 230 sind noch gar nicht digital verfügbar. Das OZG stammt aus dem Jahr 2017, 2024 wurde es noch einmal überarbeitet. Trotz Digitalministerium mit Milliardenbudget wird es, so der Befund Anfang 2026, Geduld brauchen. Denn es gibt viele strukturelle Hürden. Aber: Es geht voran.
„Die öffentliche Hand macht gerade einen Bewusstseinswandel in Sachen IT durch.“
Lutz Hohmann, PROFI Engineering Systems
Das glauben zumindest auch IT-Unternehmen, die sich auf die deutsche öffentliche Verwaltung spezialisiert haben (siehe Kästen). Sie setzen unter anderem auf den „Deutschland-Stack“ – eine nationale, souveräne Technologieplattform, die Cloud-Dienste, Künstliche Intelligenz (KI), Basiskomponenten, digitale Identitäten für Bund, Länder und Kommunen bündeln soll – kurzum: das Herzstück einer modernen IT-Infrastruktur für Bund, Länder und Kommunen. Hinzu kommen Stichworte wie „Deutsche Verwaltungscloud“, „Digitalpakt Deutschland“, Registermodernisierung (NOOTS – Nationales Once-Only-Technical System), EUDI-Wallet (digitale Brieftasche) und eben: KI, die kürzere Bearbeitungszeiten bei besserem Service verspricht. „Mit einer ganzheitlichen IT-Strategie, der Bereitschaft zu den nötigen Investitionen und dem notwendigen Umsetzungswillen kann es die Verwaltung recht schnell schaffen, wesentliche Prozesse schlanker und komfortabler zu gestalten. Davon würde nicht nur die öffentliche Hand selbst profitieren, sondern natürlich auch die Privatwirtschaft und Bürger Deutschlands. Der erste Schritt muss aber von der öffentlichen Hand gegangen werden“, betont Sebastian Weinert, der bei der Deutschen Bank den Bereich Public Sector leitet. Kollege Jochen Möbert, Senior Economist bei Deutsche Bank Research, ergänzt: „Die Pläne und Vorhaben sind sehr vernünftig, beispielsweise eine vollständige Digitalisierung der Genehmigungsprozesse für den Zuzug zum Arbeitsmarkt. Aber die Vorhaben müssen nun auch rasch angegangen werden.“
„Die Pläne und Vorhaben sind sehr vernünftig. Aber die Vorhaben müssen nun auch rasch angegangen werden.“
Jochen Möbert, Deutsche Bank
Viel auf der Agenda
Der Handlungsdruck ist groß, denn die Verwaltung steht vor ähnlichen Herausforderungen wie Deutschlands Privatwirtschaft: einem massiven Anstieg von Cyber-Angriffen, dem Fachkräftemangel, einer wachsenden Komplexität und der Abhängigkeit von US-Anbietern. Deutsche Unternehmen gelten zwar im internationalen Vergleich nicht unbedingt als Digitalisierungsvorreiter, im Vergleich zur öffentlichen Verwaltung sind sie dennoch meist deutlich weiter. Beispiel KI: Diese ist in den meisten Unternehmen bereits in der Erprobung, in der Verwaltung hingegen kaum Thema. Die Ursachen für die schleppende Umsetzung sind vielfältig. Die Finanzierung und Legacy-Systeme, die die Privatwirtschaft oft ausbremsen, sind dabei für die Verwaltung – zumindest derzeit – weniger das Problem.
Laut Bitkom ist das Kernproblem die föderale Fragmentierung. Auf den unterschiedlichen Ebenen Kommune, Land, Bund gibt es Tausende eigenständige IT-Strukturen. Das sind unzählige Insellösungen, die für die einzelne Verwaltungseinheit funktionieren mögen (weil sie genau die Prozesse abbilden, die dort gepflegt werden). Aber sie erschweren eine Vernetzung, wie sie NOOTS beispielsweise vorsieht. Lokale IT-Anbieter werden eingebunden, die aber selten über die Erfahrungen und Synergien verfügen, die sich aus der Implementierung von Standardlösungen in vielen kommunalen Verwaltungen ergeben.
„Von einer ganzheitlichen IT-Strategie würde nicht nur die öffentliche Hand selbst profitieren, sondern auch die Privatwirtschaft und Bürger Deutschlands.“
Sebastian Weinert, Deutsche Bank
Einer für Alle?
Hinter solchen lokalen Entscheidungen steht nicht nur politisches Kalkül, den Arbeitgeber vor Ort gegenüber dem nationalen Spezialisten zu bevorzugen, sondern oft auch Unkenntnis in IT-Themen. Im öffentlichen Dienst droht sich der Fachkräfte- und damit der Know-how-Mangel auf fast 140.000 unbesetzte IT-Stellen bis 2030 zu verdreifachen, warnt McKinsey. Die starren Gehaltsstrukturen des TVöD sind für IT-Spezialisten selten attraktiv. Nur 3 Prozent aller IT-Fachkräfte arbeiten im öffentlichen Dienst.Geringes strukturelles IT-Fachwissen trifft dabei auf ein komplexes Beschaffungs- und Vergaberecht. Zwölf verschiedene EVB-IT-Vertragsmodelle (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) überfordern viele Beschaffungsverantwortliche. Die Überlastung der Verwaltung wird noch zunehmen: Bis 2030 geht ein Drittel der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in den Ruhestand, errechnete McKinsey 2018. Dann fehlen 730.000 Beschäftigte.
EfA soll eigentlich helfen, diese Probleme zu reduzieren. EfA, das steht für „Einer für Alle“ und bedeutet: Ein Land entwickelt eine Lösung, die dann über weitere Länder ausgerollt werden kann. Nur funktioniert das in der Praxis bisher kaum. Das liegt auch daran, dass unterschiedliche Behörden schwer von ihren eingespielten Abläufen lassen wollen. Beispiel Hochschulen: Ursprünglich sollte eine IT-Lösung länderübergreifend eingekauft werden. Doch der Wille zum gemeinsamen Handeln hielt nicht lange, denn ein Dutzend Anforderungskataloge wurde vorgelegt. Und kaum jemand wollte Abstriche machen. Am Ende gab es doch wieder teure Einzellösungen.
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Ein Markt mit eigenen Regeln
Das Problem liegt in der mangelnden Bereitschaft, die eigenen Prozesse IT-gerecht umzubauen, kritisieren Kenner der Verwaltungs-IT. Statt einen möglichst effizienten digitalen Prozess zu strukturieren, wird ein analoger Prozess digital nachgebaut. Die Rundlaufmappe wird nun digital abgezeichnet, aber der serielle Rundlauf bleibt – statt einer parallelen und damit schnelleren Bearbeitung.
Die IT-Anbieter in diesem Markt kennen all diese Herausforderungen. Sie wissen um regulatorische Komplexität, fragmentierte – oft politisch beeinflusste – Entscheidungsstrukturen, die Gatekeeper-Rolle öffentlicher IT-Dienstleister und lange Vergabeverfahren. Doch die Hoffnung ist groß, dass die Entwicklung an Dynamik gewinnen wird. Weil der Druck zu groß wird, nicht mehr an alten Mustern festzuhalten. Illusionen, dass sich schnell viel ändern wird, haben sie jedoch nicht. „Wir hatten uns schon für 2025 mehr versprochen. Jetzt setzen wir aber darauf, dass 2026 die Investitionen in der öffentlichen IT ankommen“, sagt ein Branchenveteran. Und vielleicht wird der Druck irgendwann doch so groß, dass eine kostengünstige Standardisierung Vorrang vor der Umsetzung von Einzelanforderungen hat.
msg group
Helmut Lämmermeier, der den Geschäftsbereich Public Sector bei msg leitet, nimmt kein Blatt vor dem Mund: „Wir sind in der öffentlichen Verwaltung immer noch weit von einer Ent-Bürokratisierung entfernt.“ Die weltweit geschätzten sicheren, stabilen und klar geregelten Entscheidungsabläufe der deutschen Verwaltung kämen im digitalen Zeitalter an ihre Grenzen.
„Prozesse sollten deutlich stärker hinterfragt werden. IT-Projekte müssen vielmehr als Organisationsprojekte verstanden werden“, sagt Lämmermeier. „Sie werden noch häufig von den IT-Spezialisten der Behörden oder deren IT-Dienstleistern geleitet, die Lösungen um ihre beschafften IT-Plattformen schaffen wollen. Aber es bräuchte eigentlich jemanden für die Projektleitung, der die Prozesse, Abläufe und Anforderungen der Organisation und der Mitarbeitenden in den Behörden genauesens kennt, damit die Prozesse und Organisationen optimiert werden.“
Auch bei den Vergabeprozessen sieht er dringend Änderungsbedarf: „Das Wissen, dass sich die Verwaltung nicht von US-Tech-Riesen abhängig machen sollte, hat noch nicht ausreichend Niederschlag in den Vergabebestimmungen und -prozessen gefunden. Da sollten deutsche unabhängige IT-Mittelständler stärker gefördert werden.“
msg unterstützt die Verwaltung bei unterschiedlichsten Themen, vom Beschaffungsmanagement über die Registermodernisierung bis zur Integration von Cloud-Lösungen. (https://www.msg.group/de/)
MACH
„Bundesminister Wildberger treibt wichtige Themen voran“, sagt Marc Monich, Kommunikationschef bei MACH aus Lübeck. „Aber es dauert lange, bis diese auch auf der kommunalen Ebene angekommen sein werden.“ Das Problem: Dort gibt es noch zu viele unterschiedliche Verwaltungsregeln und Fachverfahren, die das Heben von Synergien erschweren. So werden sinnvolle Ansätze wie Templates, etwa für Genehmigungen und Umweltschutz, ausgebremst. „Dabei gibt es bereits so viele gute Lösungen, die übernommen werden könnten. In Berlin beispielsweise braucht es nur noch wenige Sachbearbeiter beim Thema Reparaturbonus. In kürzester Zeit konnten dank KI-Unterstützung dennoch Zehntausende Anträge beschieden werden.“
MACH bietet unter anderem eine Alternative zur Standard-ERP-Software von SAP an, die „rein für die öffentliche Verwaltung programmiert worden ist“, wie Monich betont. Die Lübecker haben mit einer Buy&Build-Strategie einen wichtigen Spezialisten für GovTech aufgebaut, über dessen ERP-Lösung die Hälfte der Finanzströme auf Bundesebene laufe. (https://www.mach.de/de)
PROFI Engineering Systems
„Die öffentliche Hand macht gerade einen Bewusstseinswandel in Sachen IT durch“, erläutert Lutz Hohmann. „Sie sieht, dass Resilienz und damit Souveränität eines Staates auch entscheidend an IT-Themen gekoppelt sind.“ Der Vorstandsvorsitzende der Darmstädter PROFI Engineering Systems AG sieht aber auch, dass die Verwaltung noch einen weiten Weg vor sich hat. „Die zentrale Herausforderung sind die föderalen Strukturen: Jedes Bundesland nutzt eigene IT Plattformen. Dadurch behindern sich die Verwaltungen bei der schnellen Nutzung bereits von einzelnen Ländern entwickelten Lösungen selbst – unter anderem auch bei der Umsetzung des EfA (Einer für Alle ) Ansatzes“, sagt Olaf Mende, Director Public bei PROFI.
Das wirkt sich auf die bundesweite Skalierung von bereits in mehreren Bundesländern eingesetzten Lösungen aus. Dennoch ist die Erwartung groß, dass sich künftig vermehrt Standardlösungen etablieren werden. PROFI Engineering Systems bringt hierfür mehr als vier Jahrzehnte IT Erfahrung ein und ergänzt individuelle Projekte zunehmend durch Lösungen für den Transfer auf neue Technologieplattformen. (https://www.profi-ag.de/)
04/2026
Chefredaktion: Bastian Frien und Boris Karkowski (verantwortlich im Sinne des Presserechts). Der Inhalt gibt nicht in jedem Fall die Meinung des Herausgebers (Deutsche Bank AG) wieder.