Smart-Cycle – auch im Rechnungswesen

Ein effizienteres Kontenmanagement steht im Treasury vieler Unternehmen weit oben auf der Agenda. IFCO, ein führender Anbieter von wiederverwendbaren Verpackungslösungen, ist bei einer virtuellen Kontenlösung fündig geworden – und damit hoch zufrieden.

Beim Transport frischer Lebensmittel kommt es auf Schnelligkeit, Präzision und Nachhaltigkeit an. Das Unternehmen IFCO Systems aus Pullach bei München hat dafür ein System entwickelt, das heute in mehr als 50 Ländern Standard ist und das 18.000 Produzenten und über 300 Einzelhändler nutzen.

Das Geschäftsmodell lässt sich am einfachsten mit „Verpackung-as-a-Service“ beschreiben: IFCO stellt wiederverwendbare Transportbehälter für die Lieferkette von frischen Lebensmitteln bereit. Die Mehrwegbehälter – auch RPCs (Reusable Packaging Container) genannt – werden unter anderem von Obst- und Gemüseproduzenten genutzt, um ihre Ware an Supermärkte zu liefern. Rund 400 Millionen dieser RPCs sind aktuell im Umlauf. Sie sorgen für eine optimierte Lieferkette, da sie die Qualität der Produkte bewahren und Kosten, Verderb und Umweltbelastungen im Vergleich zu Einwegverpackungen senken.

Ein Produzent bekommt die gewünschte Anzahl an IFCO-Kunststoffkisten, packt beispielsweise Äpfel, Tomaten, Salat oder Brot hinein und liefert sie an seinen Händler oder den Supermarkt. Dort werden die Kisten im Anschluss wieder eingesammelt und in den Service Centern von IFCO hygienisch gereinigt, desinfiziert und kontrolliert, um sie den Produzenten erneut zur Verfügung zu stellen. Bis zu 120 Zyklen durchläuft eine IFCO-Kiste, ehe am Ende ihrer Lebensdauer das Material für neue Kisten wiederverwertet wird.

Für die Nutzung dieses Mehrweg-Verpackungssystems, stellt IFCO seinen Kunden Miet- und Pfandgebühren in Rechnung. Das Problem: Mit dem ausgeklügelten Pooling-Modell – intern Smart-Cycle genannt – hielt die Abrechnung dieser Zahlungen lange nicht mit. „Die Kontenadministration beim Aufbau neuer Landesgesellschaften und die Zuordnung der Zahlungen unserer Kunden stellten uns im Treasury und im Rechnungswesen immer wieder vor Herausforderungen“, beschreibt Nils Ostendorf, Director Global Treasury von IFCO, die Ausgangslage.

Nils Ostendorf,
Director Global Treasury IFCO Systems

Mitunter „mehrere Monate“ habe es laut Ostendorf gedauert, bis für eine neue Landesgesellschaft die Bankverbindung nutzbar war – verbunden mit einem enormen analogen internen und externen Koordinationsaufwand, vom Auftrag über die Eröffnung und ausufernde KYC-Prozesse bis hin zur technischen Integration. Zudem konnten Miet- und Pfandzahlungen nicht direkt der Gesellschaft zugeordnet werden. „Entsprechend schwierig war die Integration in den zentralisierten Euro-Cashpool“, erklärt Ostendorf.

Zusammen mit der Deutschen Bank haben Ostendorf und Michael Lämmle, Manager Treasury bei IFCO, deshalb begonnen, eine virtuelle Kontenlösung bei IFCO Systems zu etablieren, bei der die bislang separat geführten physischen Konten der Landesgesellschaften sukzessive in eine virtuelle Kontenstruktur überführt und neue Konten nurmehr virtuell eröffnet werden. Die Ziele des Projekts umreißt Lämmle wie folgt: „Wir wollten neue Landesgesellschaften einfacher und schneller in die Liquiditäts- und Zahlungsverkehrsprozesse des Konzerns integrieren, die Vielzahl physischer Konten und den damit verbundenen Administrations- und Kostenaufwand senken sowie eingehende Zahlungen automatisch zuordnen.“ Und das alles, ohne größere Investitionen in die bestehende IT-Systemlandschaft.

Michael Lämmle,
Manager Treasury IFCO Systems

Auf Seiten der Deutschen Bank begleitete IFCO ein Team um den Cash-Management-Experten Simon Gröger. Zusammen galt es zunächst, den verschiedenen Stakeholdern im Unternehmen die neue Lösung und die damit einhergehenden Vorteile zu erklären. Obwohl diese zweifellos existieren, war der Weg zur Realisierung mitunter steinig. Im ERP-System beispielsweise musste die komplette Kontenstruktur intern erneuert werden.

Das „Onboarding“ auf die virtuelle Kontenstruktur wurde Anfang des Jahres bei der griechischen Landesgesellschaft von IFCO gestartet. Für diese wurde im IFCO-Treasury über die Webapplikation „Virtual Ledger Manager“ der Deutschen Bank ein virtuelles Konto eröffnet. Den griechischen Kunden sind jeweils individuelle virtuelle Kontonummern zugewiesen, sogenannte VIBANs, an die die Produzenten überweisen und die mit dem physischen Hauptkonto auf Konzernebene verknüpft sind.

Damit entsteht ein effizientes, zweistufiges Modell der Zahlungsverarbeitung: Die individuellen VIBANs erlauben eine deutlich schnellere und automatisierte Ausbuchung einzelner Rechnungen. Gleichzeitig wird jeder Umsatz dem virtuellen Konto der griechischen Tochter zugeordnet. Sie erhält so alle relevanten Informationen zur Verbuchung. Auf Konzernebene wiederum besteht permanent Transparenz über die Liquiditätssituation.

„Sobald unsere griechischen Kunden Miet- und Pfandzahlungen überweisen, landet das Geld direkt auf unserem physischen Hauptkonto in Deutschland. Das System verbucht den Betrag jedoch auf das virtuelle Unterkonto der Landesgesellschaft. Dort werden die Salden am Ende des Tages verrechnet und auf das physische Hauptkonto gepoolt – ein rein virtueller Vorgang“, erklärt Ostendorf das Procedere.

Inzwischen sind bereits 17 IFCO-Landesgesellschaften an die virtuelle Struktur angebunden und das Fazit von Ostendorf fällt überaus positiv aus: „Das Ergebnis ist Spitze.“ Es brauche nur noch einen Bruchteil der Zeit, um einer neu gegründeten oder zugekauften Landesgesellschaft eine funktionierende Kontoverbindung zuzuweisen – eine enorme Prozessoptimierung im Vergleich zu vorher. Zudem funktioniere die Zuordnung der Zahlungen „zu 100 Prozent automatisch“. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Zuordnungen, wie er früher notwendig gewesen sei, entfalle.

Auch die Betriebskosten sinken: Der administrative Aufwand und die damit verbundene Vollkostenbasis virtueller Konten beträgt nur einen Bruchteil im Vergleich zu physischen Konten. „Im Idealfall muss das Unternehmen nur noch ein zentrales physisches Konto vorhalten, über das der komplette Zahlungsverkehr des Unternehmens abgewickelt wird“, sagt Cash-Management-Experte Gröger.

Simon Gröger,
Cash-Management-Experte Deutsche Bank

Da die Buchungen untertägig immer direkt auf dem Masterkonto erfolgen, entfällt zudem das End-of-Day-Pooling durch die Bank. Das macht Liquiditätsprognosen aktueller und präziser, und erlaubt es IFCO, Liquidität leichter dort einzusetzen, wo sie gerade benötigt wird.