12. Juni 2020

Katalysator Corona

Bislang mussten Treasurer viele Verträge ausdrucken und unterschreiben. Die Coronakrise dürfte digitalen Signaturen zum Durchbruch verhelfen – und das ist nur der Anfang. Dieser Artikel wurde in der Print-Ausgabe von DerTreasurer als Gastbeitrag von Bas Marteijn am 12. Juni 2020 erstmalig veröffentlicht.

Von Bas Marteijn

Als es Mitte März in Deutschland zum Corona-bedingten Shutdown kam, mussten viele Treasurer und Bankmitarbeiter von einem auf den anderen Tag ins Home Office wechseln. Dabei zeigte sich, dass bei vielen ein Business-Continuity-Plan für die Finanzabteilung fehlte. Manche Firmen verfügten zwar über solche Pläne, hatten sie jedoch zuvor nicht in der Praxis getestet. Die Folge: Gerade zu Beginn der Corona-Pandemie mussten Treasury-Abteilungen und auch Banken häufig improvisieren.

Dass dies weitestgehend gut gelungen ist, liegt auch an Lösungen für digitale Unterschriften. Zwar gibt es bereits seit längerem die Möglichkeit, Verträge digital zu unterzeichnen. Doch erst durch Corona ist dieser Trend in der Breite angekommen: Einige Banken haben ihre Fähigkeiten, E-Signaturen von Firmenkunden zu akzeptieren in Folge der Pandemie massiv ausgeweitet. Rollout-Programme für digitale Unterschriften wurden beschleunigt, neue Produkte und Länder aufgenommen. Die Coronakrise ist damit zum Katalysator für die Digitalisierung im Treasury geworden.

Papier hält auf

Der Grund liegt auf der Hand: Papierbasierte Prozesse, die schon in normalen Zeiten für Verzögerungen sorgen, führten beim dezentralen Arbeiten im Home Office zu echten Schwierigkeiten. Bei Unterschriften wurde dies besonders deutlich: Treasury-Abteilungen mussten Verträge per Post oder Fax hin- und her schicken, um alle notwendigen Unterschriften physisch einzuholen. Auch bei Großbetragszahlungen stellt der Austausch von Dokumenten und die Autorisierung von Transaktionen teils eine Herausforderung dar.

E-Signaturen bieten Abhilfe: PDF-Formulare können direkt am Computer oder über das Smartphone unterzeichnet werden. Anschließend können sie über einen gesicherten E-Mail-Kanal an die Bank versendet werden. Die einmalig notwendige Konvertierung physischer in elektronische Unterschriften ist dabei einfach umzusetzen. In vielen Fällen reicht eine solche einfache digitale Unterschrift aus, denn in den meisten Ländern der Welt gilt sie als rechtlich bindend. Als weiter gehende Lösung könnten die Signaturen nicht mehr per E-Mail ausgetauscht werden, sondern direkt in Portale integriert werden (bspw über API), so dass der Kunde sein Produkt sicher, schnell, intuitiv und allumfassend beziehen kann.

Es gibt allerdings auch Jurisdiktionen, die besondere lokale Anforderungen an elektronische Unterschriften stellen. Dazu zählen beispielsweise China oder Russland. Darüber hinaus gibt es Transaktionen, bei denen auch Unternehmen den zusätzlichen Schutz durch eine qualifizierte digitale Unterschrift wünschen – etwa bei der Freigabe bestimmter kritischer Zahlungen. Hier wird die Unterschrift verschlüsselt und nach der Übertragung an die Bank entschlüsselt.

Digital-Lücke schließen

Die digitale Unterschrift schließt damit eine wichtige Lücke, um Prozessautomatisierung im Treasury zu ermöglichen. Zahlreiche Abläufe – von Absicherungsgeschäften über den Kreditvertrag bis hin zum Zahlungsverkehr – lassen sich dadurch beschleunigen. Die Kosten der Abwicklung sinken. Zugleich wird die Sicherheit erhöht, da elektronisch dokumentiert ist, wer wann welches Dokument unterzeichnet hat.

Vor allem aber erlaubt eine digitale Unterschrift das ortunabhängige Arbeiten. In der Coronakrise war dies gezwungenermaßen notwendig. Sollte Home Office auf Dauer eine Alternative im Treasury werden, sind E-Signaturen eine wichtige Voraussetzung.
Sie sind aber nur der erste Schritt: Auch digitale Identitätsverfahren, die etwa für die Kontoeröffnung wichtig sind, werden an Bedeutung gewinnen. Das Ziel muss es letztlich sein, sämtliche Bankservices digital anzubieten und dem Kunden zu ermöglichen, seine Services soweit möglich selbst zu initiieren. Corona hat diesen Prozess beschleunigt.

Bas Marteijn ist Global Head of Corporate Cash Management Sales bei der Deutschen Bank in Frankfurt am Main.

bas.marteijn@db.com