Ob Buchhaltung, Zahlungsverkehr oder Liquiditätsplanung: All diese Vorgänge laufen heute Software-basiert ab. Unternehmer können dabei zwischen lokal installierter Software und Online-Finanzplattformen wählen. Was ist besser?

Wer eine Finanzsoftware sucht, der steht vor einer schwierigen Wahl, denn das Angebot ist riesig; von der Finanzbuchhaltung für kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zur professionellen Banking-Software für das Finanzmanagement im Konzern. So unterschiedlich die Anforderungen, so unterschiedlich sind auch die Funktionen: Während Start-ups, Freiberufler und Selbstständige vielleicht nur Rechnungen stellen, wollen Mittelständler auch ihren Zahlungsverkehr managen und alle Firmenkonten in einer Übersicht haben, ohne sich bei jedem Bank-Account separat einloggen zu müssen.

Viele Desktop-Anwendungen sind zum Teil schon Jahre am Markt und gut in den Betrieben eingeführt – dadurch kennen die Hersteller die Anforderungen ihrer Kunden, und die Funktionen der Programme basieren auf Kundenanforderungen. Sie brauchen keine Internetverbindung, weil sie auf dem eigenen PC laufen. Die Daten kann der Benutzer in seiner eigenen Ordnerstruktur speichern. So haben sich die Systeme als verlässlich erwiesen.

Einloggen statt installieren

Trotzdem entscheiden sich immer mehr Firmen für Onlinedienste. Ob kleiner Betrieb oder Mittelständler mit Millionenumsatz: Bereits 66 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf Cloud-Computing. Anstatt einer Lizenzgebühr für ein Sofwarepaket zahlen Firmen hier eine Monats- oder Jahresgebühr, entweder pro Nutzer oder als Pauschale für die ganze Firma.

Cloud-Computing-Services zeichnen sich vor allem durch ihre Flexibilität aus: Unternehmer können sie überall und von jedem Endgerät aus benutzen; auch Externe wie der Steuerberater können eingebunden werden. Es ist nicht nötig, zuerst ein Programm zu installieren. Stattdessen rufen sie die Cloud-Software über ihren Browser bzw. eine App auf, haben aber dennoch einen vergleichbaren Funktionsumfang wie bei herkömmlichen Programmen. Wollen sie beispielsweise von unterwegs prüfen, ob ihr Großkunde die letzte Rechnung beglichen hat, oder haben sie ein günstiges Angebot erhalten, auf das sie schnell reagieren müssen, ist das mit einer Online-Finanzplattform möglich: Sie können von jedem Computer, Laptop oder Tablet aus sofort handeln.

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Praktisch: Bei einigen Cloud-Anbietern können Unternehmer den Funktionsumfang nach ihren Anforderungen erweitern. Ob es um die Vorfinanzierung von Rechnungen, die automatisierte Buchhaltung oder tagesaktuelle Finanzdaten und -berichte geht – sie schaffen sich eine auf ihre Anforderungen zugeschnittene Plattform. Services, die sie nicht benötigen, lassen sie einfach weg, was sich auch im Preis bemerkbar macht.

Cloud-Software trägt auch zu einer erhöhten Effizienz bei: Während der Computer bei herkömmlichen Programmen Updates während der Arbeitszeit installiert, ist das bei Online-Finanzplattformen anders. Sie sind nicht lokal auf dem Computer installiert, sondern laufen auf einem Internetserver. Updates werden dabei meist in der Nacht installiert, wenn keine Nutzer online sind. Dazu muss der Computer nicht einmal eingeschaltet sein.

Strenge Datenschutzgesetze in Deutschland

Trotz der Vorteile von Onlinelösungen sind viele Unternehmer noch immer skeptisch – vor allem die Datensicherheit macht ihnen Sorgen. Und tatsächlich sollte man hier bei der Anbieterauswahl genau hinschauen. Denn ist der Anbieter Ihrer Cloud-Software im Ausland ansässig, gelten die dortigen Datenschutzbestimmungen – und die sind oft weniger streng als in Deutschland.

Seit dem 25. Mai 2018 ist jedoch die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wirksam, die den Umgang mit personenbezogenen Daten auf dem gesamten Kontinent einheitlich regelt. Viele der Paragrafen sind an deutsches Recht angelehnt.

Um die Datensicherheit zu erhöhen, verwendet die Deutsche Bank in BluePort, ihrer Online-Finanzplattform für Unternehmer, modernste Sicherheitsverfahren. Alle Server stehen in Deutschland und unterliegen damit den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen. Damit sind die Daten vergleichbar gut geschützt wie lokal auf Ihrem Computer gespeicherte Daten.

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Ob Unternehmer nun zu einer klassischen, auf dem PC installierten Software oder zu einer Online-Finanzplattform greifen sollten, hängt in erster Linie von ihren Anforderungen ab. Arbeiten sie gerne dynamisch, mit individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Funktionen und auch mal von unterwegs, ist eine webbasierte Lösung die richtige für sie. Möchten sie lieber ihre eigene Ordnerstruktur behalten und nur von einem PC aus ihr Finanzmanagement und ihren Zahlungsverkehr erledigen, können sie die bereits bewährte Software weiterhin benutzen.