Kontoverwaltung, Abrechnungen, Zahlungsverkehr: Für jeden Teilbereich einer Finanzabteilung gibt es eine eigene Software. Darunter leidet die Effizienz, denn die Programme sind häufig nicht kompatibel. Eine Lösung sind moderne Online-Finanzplattformen.

Die Arbeitswelt wird immer komplexer. Geschäfte macht man häufiger über die Landesgrenzen hinaus, oft auch in Fremdwährungen. Der Zahlungsverkehr verändert sich und auch die Anforderungen an den Datenschutz steigen. Da bleibt die Effizienz häufig auf der Strecke. Gerade für kleinere und mittelgroße Unternehmen ist Wirtschaftlichkeit das A und O, weil ihre Ressourcen im Vergleich zu globalen Unternehmen begrenzt sind.

Bisher waren die Finanzabteilungen der mittelständischen Unternehmen wenig betroffen von den Umwälzungen der Arbeitswelt. Doch das ändert sich nun laut der Studie „Next Generation Needs for Cash Management“ unter Finanzverantwortlichen. Sie bestätigt den steigenden Druck auf Rechnungswesen, Buchhaltung und Controlling: Der Umfrage zufolge wird es immer schwieriger, Aufgaben wie die Liquiditätssteuerung und die Finanzplanung im notwendigen Tempo durchzuführen.

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Die Studienteilnehmer sehen große Herausforderungen auf sich und ihre Abteilungen zukommen. Sorgen machen sie sich beispielsweise darüber, dass die Liquiditätssteuerung durch die zunehmende Komplexität in ihrem Unternehmen immer schwieriger werde. Zudem seien Prognosen immer schneller und von höherer Qualität erforderlich. Gerade Unternehmen mit mehreren Geschäftskonten, vielleicht sogar Auslandstöchtern und internen Krediten fällt es schwer, den Überblick zu behalten und die Liquidität dahin zu transferieren, wo sie gerade gebraucht wird.

Zusammenführen und vereinfachen

Aber wie sollen Finanzmanager in mittelständischen Unternehmen, deren Kerngeschäft alles andere als digital ist, diesen Herausforderungen begegnen? Welche Möglichkeiten haben sie?

Eine gute Finanzplattform erleichtert vieles. Sie macht es überflüssig, für jede Teilaufgabe eine eigene Software benutzen zu müssen. So sparen sich Finanzmanager nicht nur das Hin-und-her-Wechseln zwischen den Programmen. Sie stellen auch sicher, dass alle Dateien kompatibel sind. Aus endlos wirkenden Zahlenkolonnen machen sie auf diese Weise schnell erfassbare Reports und behalten immer den Überblick über ihre Liquidität.

Setzen Sie auf intuitive Handhabe und hohe Sicherheitsstandards

Eine moderne Finanzplattform sollte dem Finanzmanager auch regelmäßig wiederkehrende Aufgaben einfach machen – wie die Überweisung der Gehaltszahlungen. An jedem Monatsende müssen diese auf den Konten der Mitarbeiter sein. Klingt nach Routine. Der Teufel steckt aber im Detail. Durch Beförderungen, Neueinstellungen, geänderte Beschäftigtenverhältnisse und regulatorische Vorgaben sind die Gehälter ein sich ständig wandelnder Posten. Das Ziel: mit kurzen Mauswegen und wenigen Klicks alles erledigen. Eine intuitive Oberfläche, wie sie beispielsweise BluePort von der Deutschen Bank bietet, hilft Finanzmanagern dabei und hält die Zahl der möglichen Fehlerquellen gering.

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Für größere Überweisungen sollten die Finanzplattformen die digitale Unterschriftenmappe anbieten. Damit muss niemand mehr seinem Vorgesetzten täglich einen Pappumschlag mit Unterlagen vorlegen, sondern kann die Unterschrift digital anfordern. Das Vieraugenprinzip zur Freigabe von Zahlungen lässt sich so effizienter umsetzen.

Aber ist eine Onlinelösung auch sicher? Bei der Finanzplattform BluePort sind alle sensiblen und streng vertraulichen Daten eines Unternehmens auf deutschen Serversystemen gespeichert. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung, kurz 2FA, bietet doppelte Sicherheit. Sie dient dem Identitätsnachweis eines Nutzers, indem sie zwei unterschiedliche und voneinander unabhängige Komponenten kombiniert: wie Nutzername und Passwort oder Bankkarte und PIN. So ist es eine nach höchsten Standards verschlüsselte und vielseitig einsetzbare Plattform, um alle Zahlungsströme im Unternehmen zu managen.