home24 SE:
Automatisierung durch virtuelle Kontonummern

Bei den Kunden des Online-Möbelhändlers home24 ist der Kauf auf Rechnung besonders beliebt. Für eine hoch automatisierte Verbuchung mit minimaler Fehlerquote setzt das Unternehmen im Zahlungsverkehr auf virtuelle Kontonummern.

Gegründet im Jahr 2012, hat es die Berliner home24 SE in gerade einmal einer Dekade zu einem der größten Online-Möbelunternehmen Europas geschafft. Über die E-Commerce- Plattform www.home24.de bietet das Unternehmen seinen mehr als zwei Millionen Kunden eine Fülle an Einrichtungsgegenständen für das Zuhause – von Möbeln und Lampen über Accessoires und Textilien bis hin zu Küchen- und Badutensilien. „Um das Geschäft skalierbar zu machen, haben wir schon früh in Prozessautomatisierung investiert“, sagt Philipp Steinhäuser, Finanzvorstand von home24.

Als langjähriger Kunde der Deutschen Bank setzt home24 deshalb bereits seit 2016 auf virtuelle Kontonummern­(vIBANs). Bestandskunden erhalten dabei eine wiederkehrend nutzbare vIBAN, Gastkunden je Kauf eine neue vIBAN. Die vIBAN wird in beiden Fällen automatisch generiert und mit dem Kunden beziehungsweise der Bestellung im SAP-System verknüpft. Die im Anschluss erstellte Rechnung erhält die individuell im Webshop generierte vIBAN als Empfängerkontonummer. 

Die Vorteile für home24 durch die Verwendung der vIBANs sind vielfältig. Zum einen hat sich die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge deutlich erhöht. „Die Lösung ermöglicht eine automatische Auszifferungsquote von bis zu 100 Prozent“, berichtet Diana Hollmann, Leiterin Treasury bei home24. Durch das komplexe Forderungsportfolio von home24 liegt die Quote leicht darunter.

Darüber hinaus ist der Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Zuordnungen drastisch gesunken. Es müssen weniger nicht zuzuordnende Zahlungen zurückerstattet werden, wodurch wiederum Kundenanfragen und Stornierungen vermieden werden. Die Zufriedenheit der Kunden ist daher deutlich gestiegen. Während des Lockdowns des stationären Handels in der Coronapandemie lag der Auftragseingang teilweise 70 Prozent über dem Niveau des Vorjahrs. „Mit der Nutzung von vIBANs war dieser Anstieg im Verbuchungsaufwand kaum spürbar“, sagt Hollmann.

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Zahlungen ist für viele Unternehmen mit hohem Fakturierungs- und Zahlungsaufkommen eines der drängendsten Ziele im Cash Management. Vor allem beim Kauf auf Rechnung sieht das Szenario heute oftmals noch so aus: Der Kunde hat den Kaufprozess abgeschlossen, möchte den offenen Betrag überweisen und sucht vergebens nach einer Bestell- oder Rechnungsnummer. Nicht selten wird ohne diesen Code überwiesen – der Händler wird die Zahlungen schon zuordnen können –, oder es passieren Fehler in der Buchstaben- und Zahlenreihe.

Eine Lösung, manuelle Nachbearbeitungen zu vermeiden, ist der Einsatz virtueller Kontonummern. Die Deutsche Bank macht es Unternehmen wie Home24 damit deutlich einfacher, Zahlungseingänge eindeutig zuzuordnen. Die Kunden erhalten statt einer Rechnungsnummer eine auftragsbezogene­ oder kundenbezogene virtuelle Kontonummer, mit deren Hilfe sich fehleranfällige Interpretationen des Verwendungszwecks oder falsche Eingaben vermeiden lassen. Aus Sicht des Überweisenden unterscheiden sich virtuelle Kontonummern nicht von klassischen Kontonummern. Für das Unternehmen erleichtern sie allerdings den direkten Abgleich und reduzieren Verwaltungskosten erheblich. 

In der Praxis wird dabei für jede Bestellung eine virtuelle Kontonummer vergeben, an die der Kunde direkt überweist. Sie ist mit einem physischen Bankkonto verknüpft. Beim Zahlungseingang wird die individuelle Kontonummer erkannt und die Zahlung dem physischen Bankkonto gutgeschrieben. Die Information, für welche virtuelle Kontonummer die Zahlung erhalten wurde, erlaubt die vollautomatische Zuordnung der Zahlung zu der offenen Rechnung. Jedem physischen Bankkonto können nahezu unbegrenzt viele virtuelle Kontonummern zugeordnet werden, was für eine hohe Skalierbarkeit der Lösung sorgt – vor allem für Unternehmen mit einem hohen Kundenwachstum ein wichtiger Aspekt. 

„Die vollautomatische Zuordnung der Zahlungen erlaubt ein nahezu perfektes Prozessmanagement, das die Zuordnungssicherheit der Zahlungen auf 100 Prozent steigert“, weiß Maxim Kremer, Firmenkundenbetreuer für home24 bei der Deutschen Bank. Ein weiterer Pluspunkt: Sowohl Einführungs- als auch laufender Aufwand sind minimal.

01/2023